PKO Leasing ist ein führendes Unternehmen auf dem polnischen Leasing- und Finanzierungsmarkt und ein wichtiges Unternehmen innerhalb der PKO Bank Polski Capital Group. Als eines der größten Unternehmen seiner Branche mit fast zweitausend Mitarbeitern in ganz Polen konzentriert es sich auf Innovation und höchste Servicequalität. Um seine marktführende Position zu behaupten, sind nicht nur hervorragende Produkte erforderlich, sondern auch effiziente interne Prozesse und eine effektive Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Als Unternehmen, das auf dem Finanzmarkt tätig ist, agiert PKO Leasing in einem stark regulierten Umfeld, in dem viele Entscheidungen und Prozesse strengen Verfahren und Branchenvorschriften unterliegen. Aus diesem Grund gingen die Herausforderungen des Unternehmens über die üblichen Kommunikationsanforderungen hinaus. Das bestehende Intranet entsprach nicht mehr den Erwartungen eines modernen, dynamisch wachsenden Unternehmens, in dem nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsrichtlinien von entscheidender Bedeutung sind.
PKO Leasing investiert in die Entwicklung einer modernen Arbeitsumgebung und beschloss daher, sein Intranet zu ersetzen, um die Kompatibilität mit dem sich weiterentwickelnden Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365-Tools sicherzustellen. Das bisherige Intranet ermöglichte keine Weiterentwicklung im Einklang mit der Unternehmenspolitik, und die Nutzer hatten zunehmend Schwierigkeiten mit der Nutzung des Tools. Das Hauptproblem bestand darin, Informationen wie Nachrichten, Verfahren oder Produktdokumente zu finden. Im Finanzsektor, wo der sofortige Zugriff auf zuverlässiges Wissen und aktuelle Richtlinien die Grundlage für einen verantwortungsvollen Kundenservice und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bildet, konnten solche Schwierigkeiten die Arbeitseffizienz erheblich beeinträchtigen.
Eine veraltete Benutzeroberfläche und eingeschränkte Suchfunktionen erschwerten die effektive Verwaltung des Informationslebenszyklus, von der Veröffentlichung über Aktualisierungen bis hin zur Archivierung oder Entfernung von Inhalten.
Die Plattform war auch nicht an eine moderne, mobile Arbeitsweise angepasst. Die Notwendigkeit, sich über VPN anzumelden, verhinderte den Zugriff über Mobiltelefone und schränkte die Flexibilität für Mitarbeiter ein, die remote arbeiten, darunter auch diejenigen, die direkt mit Kunden zusammenarbeiten. Dies erschwerte den schnellen Zugriff auf aktuelle Produktdokumente, Anweisungen oder Vorschriften, die für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben im Finanzsektor erforderlich sind. Daher wurde es zu einer der wichtigsten Prioritäten, den Mitarbeitern einen einfachen, sicheren und intuitiven Zugriff auf Produktwissen und Verfahren zu ermöglichen.
Das IT-Dev-Team hat in enger Zusammenarbeit mit PKO Leasing eine neue Intranetplattform entwickelt und implementiert, die die identifizierten Herausforderungen angeht. Basierend auf moderner und skalierbarer Technologie entstand ein intuitiver und vollständig responsiver digitaler Arbeitsplatz.
Das Projekt umfasste nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch eine Reihe von Workshops mit wichtigen Stakeholdern. So konnte die Informationsarchitektur präzise definiert, die wichtigsten Funktionen entworfen und das Tool auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten werden. Das Hauptziel bestand darin, eine einzige, konsistente und vertrauenswürdige Informationsquelle für die gesamte PKO Leasing Group zu schaffen, die von jedem Gerät aus zugänglich ist.
PKO Leasing ist in einem stark regulierten Finanzumfeld tätig, in dem strenge Verfahren, hohe Sicherheit und schneller Zugriff auf aktuelle Informationen unerlässlich sind.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, arbeitete das IT-Dev-Team mit PKO Leasing zusammen, um eine neue Intranetplattform zu entwerfen und zu implementieren, die als zentraler, vertrauenswürdiger Wissenshub für das gesamte Unternehmen dient.
Die neue Plattform wurde unter Verwendung moderner, skalierbarer Technologien entwickelt, die eine vollständige Reaktionsfähigkeit und intuitive Nutzung unabhängig vom Gerät gewährleisten. Um eine Fragmentierung der Inhalte und veraltete Informationen zu vermeiden, wurde ein zentrales Dokumentenarchiv mit fortschrittlichen Kategorisierungs-, Tagging- und Zugriffskontrollmechanismen implementiert. Dies minimiert das Risiko von Verfahrensverstößen und erleichtert die Überwachung der Einhaltung von Branchenvorschriften.
Das Plattformdesign umfasste auch eine Reihe von Workshops mit wichtigen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass die Informationsarchitektur und die Funktionen genau auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten waren. Besonderes Augenmerk wurde auf die Verbesserung der Suche nach Dokumenten, Verfahren und Vorschriften sowie auf die Bereitstellung eines sicheren und einfachen Zugriffs auf Produktwissen gelegt, sowohl im Büro als auch bei der Remote- oder Außendienstarbeit, ohne dass eine Anmeldung über VPN erforderlich ist.
Im Ergebnis erhielt PKO Leasing ein modernes, einheitliches und zuverlässiges Tool, das nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsrichtlinien unterstützt und den Mitarbeitern schnellen Zugriff auf aktuelle, verifizierte Informationen ermöglicht, die für eine effektive und verantwortungsvolle Arbeit im Finanzsektor erforderlich sind.
Darüber hinaus ist die Plattform für die weitere Entwicklung auf Basis von Microsoft 365-Lösungen vorbereitet, wodurch die Schaffung einer vollständig digitalen, modernen Arbeitsumgebung ermöglicht wird, die den Erwartungen des Unternehmens entspricht und die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt.
Die Einführung einer Lösung für die Meldung von Vorfällen und den Wissensaustausch hat Skanska eine Reihe von Vorteilen gebracht.
Die Lösung hat die Arbeitserfahrung der Mitarbeiter an vorderster Front erheblich verbessert, da sie ihnen das Sammeln von Vorfalldaten erleichtert. Der Meldeprozess wurde vereinfacht und die Erstellung von Artikeln automatisiert, wodurch sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bereichsleiter reduziert hat, die nun nur noch die Artikel überprüfen und genehmigen müssen.
Dem Unternehmen ist es außerdem gelungen, eine voll funktionsfähige Wissensdatenbank aufzubauen, die den Austausch von Best Practices erleichtert und so zur Sicherheit und zum Wohlbefinden der Mitarbeiter beiträgt.
Inspiriert vom Erfolg des ursprünglichen Projekts hat Skanska ähnliche Lösungen auf andere Bereiche ausgeweitet, beispielsweise auf bewährte Verfahren auf Baustellen und in der Rechtsabteilung. Dies zeigt die Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung.
Die Erfahrungen von Skanska mit Office 365 zeigen, wie die digitale Transformation dazu beitragen kann, Sicherheitspraktiken zu verbessern, den Wissensaustausch zu fördern und den kulturellen Wandel innerhalb eines Unternehmens voranzutreiben. Durch den Einsatz innovativer Technologien und die Befähigung seiner Mitarbeiter ist Skanska erheblich gewachsen.
Die Einführung des neuen Intranets ist nur der Anfang der Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes bei PKO Leasing. Das Unternehmen plant eine weitere dynamische Weiterentwicklung der Plattform auf der Grundlage eines kontinuierlichen Dialogs mit den Nutzern sowohl in der Zentrale als auch im Vertriebsnetz.
Zu den geplanten Initiativen gehören die Einführung zusätzlicher Automatisierungen und Tools, die sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte unterstützen. Ziel ist es, das Intranet durch das Testen und Implementieren neuer Lösungen, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens besser gerecht werden, kontinuierlich weiterzuentwickeln.