Das Danziger Informatikzentrum (GCI) ist eine Einrichtung, die für die Bereitstellung und Entwicklung von IT-Dienstleistungen für wichtige städtische Institutionen in Danzig, darunter das Stadtamt Danzig und die Straßen- und Grünflächenverwaltung, zuständig ist. Es betreut über 3000 Nutzer von IT-Systemen und 300 000 Nutzer im Bildungsbereich. Eine der Hauptaufgaben des Zentrums ist die Umsetzung der städtischen IT-Strategie, unter anderem durch die Einführung und Weiterentwicklung von Cloud-Diensten von Microsoft 365.
Die größte Herausforderung für das IT-Zentrum in Danzig bestand darin, komplexe Beschaffungsprozesse auf der Grundlage von Informationen durchzuführen, die über mehrere Systeme und Quellen verteilt waren – darunter E-Mails und Telefonate. Die Verwaltung von Projekten im Wert von mehreren hunderttausend Zloty erforderte von den Mitarbeitern die manuelle Erfassung von Daten aus verschiedenen, oft inkonsistenten Quellen. Es fehlte ein zentrales Repository für die wichtigsten Informationen, die für die Beschaffungsprozesse und deren Abrechnung benötigt wurden, was die Zusammenarbeit erschwerte, die Prozesse verlangsamte und das Risiko von Fehlern erhöhte. Das GCI benötigte daher eine Lösung, die den Informations- und Dokumentenfluss vereinheitlichen, beschleunigen und ordnen würde.
Das IT-Dev-Team hat in enger Zusammenarbeit mit GCI ein System zur Verwaltung des Einkaufsprozesses und des Vertragsflusses entwickelt und implementiert, das vollständig in der Microsoft 365-Umgebung läuft. Diese Plattform war den Mitarbeitern bereits gut bekannt, was die Einführung des neuen Systems und die Einarbeitung in die neue Lösung erheblich erleichterte.
Im Rahmen der Arbeiten haben wir die Microsoft 365-Plattform an die Bedürfnisse des Gdańskie Centrum Informatyczne (Gdańskie IT-Zentrum) angepasst: Wir haben ein System spezieller Websites eingeführt, die als zentrale, gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche für die Teams dienen, die für den Einkauf und die Vertragsabwicklung zuständig sind. Die Lösung wurde genau auf die internen Prozesse des GCI und der Stadtverwaltung abgestimmt. Das Projekt wurde nach der SCRUM-Methodik durchgeführt – das System wurde in zweiwöchigen Sprints schrittweise entwickelt, sodass das Business-Team laufend funktionierende Teile der Anwendung erhielt und einen realen Einfluss auf deren endgültige Form hatte. Das dreiseitige Kooperationsmodell, an dem das Business (Auftraggeber), GCI (internes IT-Team) und IT-Dev (Technologiepartner) beteiligt waren, hat sich hier hervorragend bewährt.