Die digitale Evolution des Ressourcenmanagements:
Wie unterstützt das Power-Plattform-Ökosystem die IT-Logistik bei MediaMarkt Polen?

Tausende von Assets, schwierige Kontrolle

MediaMarkt Polen verwaltet Tausende von Assets – von Computern und Smartphones bis hin zu fortschrittlicher Netzwerkinfrastruktur. Mit dem dynamischen Wachstum des Unternehmens reichten die bisher genutzten Systeme nicht mehr aus, um die ehrgeizigen operativen Ziele zu erreichen.

Die größte Herausforderung für das Unternehmen war der Bedarf an größerer Flexibilität und Daten-Zentralisierung. Die fragmentierte Architektur der bestehenden Tools führte dazu, dass Inventurprozesse und der Informationsfluss zwischen den IT- und Buchhaltungsabteilungen sehr zeitaufwendig waren. Ein Unternehmen dieser Größenordnung benötigte eine Lösung, die nicht nur Prozesse strafft und die Bearbeitungszeiten von Tickets (SLA) verkürzt, sondern auch volle Transparenz der Daten in Echtzeit gewährleistet.

Ziel war die Schaffung einer modernen, integrierten Umgebung („Single Source of Truth“), die die manuelle Datenverarbeitung eliminiert und zur Grundlage für die weitere Digitalisierung der Back-Office-Prozesse wird.

Virtuelles Lager auf der Power Platform

In enger Zusammenarbeit mit dem Team von MediaMarkt Polen haben die Spezialisten von IT-Dev ein maßgeschneidertes Asset-Management-Anwendungssystem entwickelt und implementiert, das vollständig auf der Microsoft Power-Platform-Technologie basiert.

Diese Lösung ersetzte die starren Strukturen der bisherigen Tools durch eine flexible Low-Code-Architektur, die logistische, finanzielle und personalbezogene Prozesse nahtlos miteinander verbindet.

Herzstück des Systems ist das Virtuelle Lager – ein zentrales Modul, das in Echtzeit Daten zum gesamten Lebenszyklus jedes Geräts im Unternehmen sammelt.

Das System wurde in drei Bereiche unterteilt:

1. Bereich IT und Administration. Dies ist das Zentrum für die Verwaltung des kompletten Gerätelebenszyklus: von der Annahme ins Lager über die Zuweisung bis hin zur Entsorgung. Fortgeschrittene Berichtsansichten ermöglichen eine sofortige Überprüfung der Assets nach Typen, Status und Standorten.
2. Finanzbereich. Dieses Modul unterstützt die Buchhaltungsabteilung durch die Automatisierung von Abschreibungsprozessen und die präzise Zuordnung von Kosten zu den entsprechenden Kostenstellen (MPK). Es gewährleistet die Konsistenz zwischen operativen und finanziellen Daten.
3. Mitarbeiterbereich. Dies ist eine intuitive Self-Service-Oberfläche, die es den Mitarbeitern ermöglicht, eigenständig Anträge auf Geräte zu stellen oder Rückgaben zu melden. Dadurch entfällt die zeitaufwendige E-Mail-Korrespondenz.

Ein wesentlicher Bestandteil der Transformation war die vollständige Digitalisierung der Dokumentation. Dank Power Automate generiert, verteilt und archiviert das System automatisch Übergabeprotokolle für Geräte und eliminiert somit den kompletten Papierumlauf.

Volle Transparenz der IT-Ressourcen

• Vollständige Kontrolle und Daten-Zentralisierung. Das Virtuelle Lager bietet der Führungsebene einen sofortigen Überblick über den Gerätebestand des Unternehmens und die vollständige Historie jedes Geräts. Es beseitigt dadurch die bisherige Fragmentierung der Informationen.
• Operative Exzellenz. Die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten (Dokumentenerstellung, Garantiebenachrichtigungen) hat die IT- und Administrationsabteilungen erheblich entlastet. Die Teams können sich nun endlich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Finanzielle Konsistenz. Die enge Integration operativer und buchhalterischer Daten stellt sicher, dass der tatsächliche Zustand der Geräte vollständig in der Anlagenbuchhaltung widergespiegelt wird.
• Kosteneffizienz. Die Nutzung der bereits vorhandenen Microsoft 365-Umgebung anstelle der Pflege externer Systeme ermöglichte die Optimierung des IT-Budgets und eine bessere Ausnutzung der Lizenzen.

Entwicklungs- und Innovationsvision

Die Einführung des Assets Management Systems hat ein solides Datenfundament geschaffen, das MediaMarkt Polen für weitere Innovationen im Bereich Business Intelligence und KI nutzen möchte.

Der nächste Schritt ist der Ausbau der analytischen Schicht. Management-Dashboards ermöglichen:

präzise Bedarfsprognosen für Geräte auf Basis von Nutzungstrends,

umfassende Analysen der Abschreibungskosten und des TCO (Total Cost of Ownership),

die Überwachung der Geräterotationsdynamik in den einzelnen Geschäftseinheiten.

Künstliche Intelligenz im Dienst der Effizienz

Das Unternehmen plant außerdem die Implementierung eines KI-Agenten (z. B. auf Basis von Copilot Studio), der die Interaktion mit dem System revolutionieren wird. Dadurch wird MediaMarkt Polen Lösungen wie die folgenden erhalten:

• Intelligenter Assistent – ein Chatbot, der Mitarbeiter in Serviceprozessen unterstützt (z. B. „Wie tausche ich ein defektes Gerät aus?“) und den Nutzer Schritt für Schritt durch die Verfahren führt.
• Automatisierung der Dateneingabe (OCR) – intelligente Scan-Funktion von Lieferdokumenten, die den Prozess der Geräteaufnahme ins System automatisiert.
• Prädiktive Analytik – KI-Algorithmen, die Lagerbestände überwachen und vorausschauende Maßnahmen vorschlagen (z. B. Gerätebestellung im Zusammenhang mit geplanter Einstellung oder Empfehlung zum Austausch von Geräten mit hoher Ausfallrate).