Sztuczna inteligencja w służbie nauki i administracji

Jak wspieramy Warszawski Uniwersytet Medyczny w adopcji Microsoft 365 Copilot

Sektor edukacji wyższej i nauki mierzy się dziś z rosnącą presją administracyjną, która często odbiera cenny czas na badania i dydaktykę. Warszawski Uniwersytet Medyczny postanowił wyjść naprzeciw temu wyzwaniu, sięgając po możliwości generatywnej sztucznej inteligencji. Jako IT-Dev mamy przyjemność wspierać uczelnię w kompleksowym, 4-miesięcznym programie wdrożenia i adopcji Microsoft 365 Copilot.

Wyzwanie: jak odzyskać czas pracowników uniwersytetu?

Współczesna uczelnia wyższa to złożony organizm, w którym przenikają się trzy światy: naukowy, dydaktyczny oraz administracyjny. Wyzwaniem, przed którym stanął Warszawski Uniwersytet Medyczny, była konieczność optymalizacji codziennej pracy w taki sposób, aby pracownicy mogli skupić się na tym, co najważniejsze.

Rutynowe zadania, żmudne procesy administracyjne i zarządzanie ogromnymi ilościami danych to codzienność, która pochłania czas niezbędny na pracę kreatywną, badania naukowe czy bezpośredni kontakt ze studentami. WUM potrzebował rozwiązania, które odciąży zespoły, a jednocześnie wymagał partnera, który przeprowadzi organizację przez proces zmiany technologicznej w sposób bezpieczny, kontrolowany i zrozumiały dla użytkowników. Samo włączenie licencji to bowiem za mało. Kluczem do sukcesu jest zmiana nawyków.

Nasza odpowiedź: kompleksowy program adopcji i szyte na miarę scenariusze

Zaproponowaliśmy WUM nie tyle wdrożenie narzędzia, ile kompleksowy program transformacji w stronę pełnego wsparcia uczelni ze strony AI.

Zrozumieliśmy, że sukces projektu zależy od zaadresowania potrzeb różnych grup odbiorców. Dlatego naszą propozycję wartości oparliśmy na trzech filarach:

1. Dla kadry C-level i decydentów – zapewnienie bezpieczeństwa, jasny zwrot z inwestycji oraz szybkie korzyści z wdrożenia. Zastosowaliśmy tu studia przypadków, warsztaty hyper-care oraz sesje AMA, budując wspólnie plan działań dla rozwoju AI w WUM.
2. Dla zespołów IT i IT Security – skupienie się na gotowości technologicznej, nadzorze nad środowiskiem oraz prywatności danych. Dostarczyliśmy mechanizmy monitoringu użycia, panele analityczne i raporty, dając zespołom IT pełną kontrolę nad infrastrukturą.
3. Dla pracowników naukowych, dydaktycznych i administracyjnych – praktyczne scenariusze użycia, sesje live-demo, ułatwiające codzienną pracę z promptami.

Ludzie w centrum technologicznej zmiany

Zgodnie z założeniem, że sztuczna inteligencja nie ma zastępować ludzi, lecz ich wspierać, rozpoczęliśmy 4-miesięczny, intensywny proces adopcji rozwiązania. Pierwszym i najważniejszym krokiem była inspiracja. Chcieliśmy zasiać wizję tego, jak AI może ułatwić codzienną pracę naukowców, dydaktyków i administracji.

Sercem realizacji tego projektu jest nowo powołany zespół Copilot Championów. To grupa blisko 70 zaangażowanych osób z różnych działów WUM. To oni są ambasadorami zmiany. Do ich zadań należy:

• Udział w warsztatach scenariuszowych i wywiadach, aby wypracować scenariusze o najwyższej wartości biznesowej.
• Promowanie najlepszych praktyk i pokazywanie współpracownikom realnych przykładów użycia Copilota.
• Zbieranie feedbacku z organizacji i przekazywanie go do zespołu projektowego.
• Budowanie społeczności wokół AI (m.in. na kanałach MS Teams) oraz przełamywanie naturalnych obaw przed nową technologią.

Jak zaznaczają przedstawiciele WUM, narzędzia te mają wspomóc pracowników w byciu bardziej efektywnymi, konkurencyjnymi i nowoczesnymi. I w ten sposób oddawać im czas na to, co w ich pracy jest najważniejsze.

Nauka nowych nawyków

Wdrożenie asystenta AI to proces, który wymaga czasu. Eksperci zgodnie twierdzą, że wyrobienie nowych nawyków i pełne opanowanie narzędzia zajmuje około 6 miesięcy. Obecnie jesteśmy w trakcie 4-miesięcznego, intensywnego wsparcia klienta. Projekt trwa, a my na bieżąco weryfikujemy scenariusze biznesowe, monitorujemy wykorzystanie narzędzia przez dział IT i wspieramy Championów w ich codziennych wyzwaniach. Pojawiają się już pierwsze efekty w postaci rosnącego zaangażowania i skracania czasu potrzebnego na realizację powtarzalnych zadań.

Plany na przyszłość? Roadmapa transformacji AI

Uruchomienie Microsoft 365 Copilot w WUM to dopiero początek drogi. Zwieńczeniem obecnego etapu będzie wypracowanie kompleksowego planu działań dalszej transformacji. Wspólnie z władzami uczelni i zespołem projektowym patrzymy w przyszłość, jednocześnie planując dalszy rozwój sztucznej inteligencji w zaawansowanych procesach uniwersyteckich. Docelowo chcemy, by Copilot i Agenci AI stali się naturalnym, niewidzialnym wsparciem w każdym aspekcie funkcjonowania Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego: od administracji, przez nowoczesną dydaktykę, aż po badania naukowe.

👉 Zobacz nagranie