Intranety to dziś znacznie więcej niż wewnętrzne strony z dokumentami. Spełniają wiele funkcji – wspierają komunikację, porządkują wiedzę, upraszczają zadania i pozwalają budować zaangażowanie pracowników. Problem polega na tym, że wiele organizacji próbuje wdrażać je wszystkie naraz – a to z reguły nie kończy się sukcesem. Dlatego wdrażając intranet w swojej firmie, warto zacząć od fundamentów, czyli tych elementów, które mają największy wpływ na codzienną pracę i jednocześnie ułatwiają dalszy rozwój platformy.
W tym artykule:
Poniżej przedstawiamy trzy funkcje intranetu, które są absolutnie kluczowe przy każdym wdrożeniu. Przeczytaj i sprawdź, co powinien mieć intranet, by wspierać pracę Twojego zespołu.
Wyszukiwarka – klucz do efektywnego intranetu
Nawet najlepiej zaprojektowany intranet nie spełni swojej roli, jeśli pracownicy nie będą w stanie szybko odnaleźć potrzebnych informacji. Wyszukiwarka to funkcja, która decyduje o tym, czy intranet stanie się dla użytkownika użytecznym narzędziem, czy źródłem frustracji.
Badania Nielsen Norman Group pokazują, że dobrze zaprojektowana wyszukiwarka znacząco zwiększa efektywność pracowników. Z kolei źle działające mechanizmy wyszukiwania sprawiają, że intranet traci na znaczeniu i staje się nieużywanym zasobem.
Inną konsekwencją nieefektywnego rozmieszczenia i wyszukiwania treści jest rosnący bałagan informacyjny. W jednej z firm z branży automotive, po przeprowadzeniu audytu przechowywanych danych, okazało się, że najwięcej przestrzeni dyskowej zajmuje… codzienne menu kantyny. Pracownicy (nie mogąc dotrzeć do niego inaczej) ściągali je ze strony stołówki, a następnie umieszczali w sobie znanych miejscach, żeby podzielić się tą informacją z innymi. Proste wypromowanie tej informacji, przygotowanie procesu aktualizacji i podpięcie jej pod wyszukiwarkę pozwoliło zaoszczędzić miejsce w chmurze i czas pracowników.
Wskazówka: Wyszukiwarka – dobre praktyki *:
- Umieść w interfejsie całe pole wyszukiwania, nie samą lupkę
- Użyj tego samego pola wyszukiwania do osób, dokumentów, artykułów
- Umieść frazę zastępczą informującą po co to pole (np. Wyszukaj osoby, pliki, treści)
- Dodaj podpowiedzi fraz podczas ich wpisywania
- Strona z wynikami powinna być przejrzysta i koncentrować się na prezentacji znalezionych treści
- Uzupełnij treści o metadane ułatwiające filtrowanie
- Umieść znacznik czasu przy wynikach – ułatwi on ocenę aktualności treści
- Dostosuj filtrowanie i sortowanie do prezentowanych wyników
- Rozważ przypinanie promowanych wyników
- Rozważ proponowanie wyników alternatywnych
- Używaj stronicowania zamiast leniwego ładowania – informuj od razu ilu wyników można się spodziewać
Dobrze wdrożona wyszukiwarka powinna nie tylko „rozumieć” intencje użytkownika, ale też wspierać go podczas wpisywania zapytań. Przykładem może być rozwiązanie dostępne w SharePoint Online, które oferuje automatyczne podpowiedzi, podświetlanie wyników, odporność na literówki, a także możliwość filtrowania treści po atrybutach, takich jak typ zawartości („dokumenty”, „aktualności”, „osoby” czy „regulacje”). To wszystko sprawia, że użytkownik może dotrzeć do potrzebnych informacji w kilka sekund.
Wskazówka: Pracownicy chętniej korzystają z intranetu, jeśli mają pewność, że szybko znajdą potrzebne informacje.
Tablica aktualności – jedna z najważniejszych funkcji intranetu
Intranet daje możliwość dotarcia do wszystkich pracowników – zarówno biurowych, jak i terenowych – z jednym, spójnym przekazem. Aby wykorzystać ten potencjał, warto zadbać o centralne miejsce, które agreguje wiadomości z życia organizacji.
Firmowe aktualności, ogłoszenia, informacje z działów czy treści nadsyłane przez samych pracowników – wszystkie te elementy mogą być prezentowane w jednym, dobrze zaprojektowanym centrum informacji. Dzięki temu pracownicy nie muszą przeszukiwać skrzynek mailowych czy przeglądać wielu kanałów komunikacyjnych, by dowiedzieć się, co aktualnie dzieje się w firmie.
Ważne: Statystyczny pracownik czyta 4 newsy intranetowe tygodniowo. [1]
Według raportu SwoopAnalytics, dobrze prowadzona sekcja aktualności w intranecie przynosi firmie konkretne korzyści:
- Lepsze zrozumienie strategii i priorytetów – Pracownicy szybciej orientują się, dokąd zmierza firma i co jest ważne. Dzięki temu mogą podejmować trafne decyzje bez czekania na instrukcje od przełożonych.
- Więź z kulturą i liderami – Aktualności pokazują ludzką stronę organizacji. Historie o kolegach z pracy, sukcesach czy działaniach społecznych budują poczucie wspólnoty i zwiększają zaangażowanie.
- Mniej e-maili i spotkań – Gdy ważne informacje są dostępne w intranecie, nie trzeba ich powtarzać w mailach ani omawiać na kolejnych spotkaniach. To oszczędza czas i uwagę zespołów.
Jak podkreśla Microsoft w artykule Five reasons why your company needs an intranet, e-mail nie jest już efektywnym kanałem do dystrybucji informacji wewnętrznych. Intranet pozwala na kierowanie treści do wybranych grup, ustalanie czasu ich widoczności i integrację z innymi narzędziami. Dlatego platforma Microsoft 365 oferuje gotowe szablony i mechanizmy do budowy takiego centrum – z funkcjami tworzenia społeczności, zestawień tematycznych czy newsletterów.
Wskazówka: Użytkownicy częściej wracają do intranetu, gdy regularnie znajdują tam aktualne i istotne wiadomości.
Zintegrowany dashboard – niezbędny element nowoczesnego intranetu
Nowoczesny intranet to nie tylko przestrzeń z informacjami – to centrum operacyjne pracownika. Coraz więcej organizacji dąży do tego, by w jednym miejscu użytkownik mógł nie tylko coś przeczytać, ale też coś załatwić: złożyć wniosek, sprawdzić status zadania, zatwierdzić dokument.
Trend ten widać wyraźnie w corocznych raportach Nielsen Norman Group. Najwyżej oceniane intranety to te, które są zintegrowane z innymi systemami – HR-owymi, helpdeskowymi, CRM-ami – i pozwalają użytkownikowi działać bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
Najczęstsze aplikacje w dashboardach:
- Nieukończone zadania
- Nadchodzące wydarzenia
- Raporty i KPI
- Systemy do urlopów
- Wyszukiwarki pracowników
Przykładem takiego podejścia jest Microsoft Viva Connections. To narzędzie pozwala zbudować dynamiczny dashboard oparty na interaktywnych kaflach, które prezentują dane i akcje z różnych zakątków cyfrowego środowiska pracy. Można tu podłączyć listy zadań, skrzynki wniosków, linki do innych systemów czy powiadomienia kontekstowe.
Do budowy dashboardu używaj tego, co już masz. Mogą to być dla przykładu: regulaminy firmowe, kursy i szkolenia, odpowiedzi na często zadawane pytania, baza wiedzy, popularne formularze czy zadania do wykonania. Zacznij od wartościowego MVP i zapytaj użytkowników, czego bedą potrzebować w przyszłości.
Dobrze zaprojektowany dashboard skraca czas wykonywania codziennych czynności i minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnych zdarzeń. Dzięki temu intranet zyskuje realną wartość operacyjną.
Wskazówka: Wykorzystaj nawyki pracowników. Umieszczając intranet na ścieżce do realizacji codziennych zadań, wytworzysz zdrowy nawyk regularnego odwiedzania portalu
Zadbaj, by funkcje twojego intranetu wspierały realne potrzeby pracowników
Jeśli zastanawiasz się, co powinien mieć intranet, który naprawdę działa, zacznij od funkcji, które tworzą jego kręgosłup: efektywna wyszukiwarka, centrum aktualności i zintegrowany dashboard. Są to elementy, które mają realny wpływ na codzienną pracę zespołów.
Każda z tych funkcji zwiększa użyteczność platformy, buduje zaangażowanie pracowników i ułatwia zarządzanie informacją. Dobrze zaprojektowany intranet to nie tylko „katalog dokumentów”. To punkt wyjścia do wszystkiego, co dzieje się w firmie.
Chcesz zobaczyć, jak połączyć wszystkie te funkcje w jednym, intuicyjnym miejscu?
Skontaktuj się z nami i umów demo!
