Zastanawiasz się, jak zaplanować treści w intranecie, żeby rzeczywiście trafiały do pracowników? Chcesz, żeby Twoja praca nie kończyła się jedynie na publikacji, ale skutecznie wspierała komunikację wewnętrzną i cele firmy? Warto w tym celu skorzystać z dostępnych danych. Ostatni raport SWOOP Analytics dla SharePoint 2025 pokazuje, jakie treści są faktycznie czytane, jak długo żyją i czego oczekują użytkownicy intranetów.
Oto kluczowe wnioski, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu działań redakcji intranetowej.
Newsy to treści o krótkim cyklu życia
Newsy to najczęstszy typ treści w intranecie, jednak ich żywotność jest ograniczona:
- Po 2 dniach od publikacji liczba odwiedzin znacznie spada, a po 10 dniach bliska jest zeru.
- Jednak to właśnie newsy stanowią największy wolumen treści.
- Statystycznie pracownik czyta ok. 4 newsy tygodniowo.
Jak to wykorzystać?
- Zadbaj o precyzyjne targetowanie newsów – nie wysyłaj wszystkiego do wszystkich.
- Kluczowe wiadomości przypinaj do landingów lub stron głównych.
- Dobrze zaprojektowana architektura informacji pozwala lepiej kierować treści do właściwych odbiorców.
🛈 Wskazówka: Pamiętaj o rotowaniu treści na stronie głównej – nieaktualne informacje szybko przestają przyciągać uwagę.
Rysunek 1 Źródło: SWOOP ANALYTICS®’ SHAREPOINT INTRANET BENCHMARKING REPORT 2025
Długość newsa nie ma większego znaczenia
Analizy pokazują, że niezależnie od długości (czy to 100, czy 1000 słów), użytkownicy poświęcają niemal tyle samo czasu na lekturę newsa. Z tego płyną konkretne wnioski:
- Nie ma potrzeby „rozciągania” tekstu – intranet to nie SEO.
- Lead artykułu powinien zawierać jego główny przekaz.
- Nagłówki powinny być konkretne i informacyjne – np. „Cel 2025 osiągnięty” zamiast „Wynik 2025”.
- Treści wizualne (grafiki, wykresy, infografiki, wideo) zwiększają szanse na zaangażowanie.
🛈 Wskazówka: Materiały wideo mają większą siłę oddziaływania niż tekst – użytkownicy nie dość, że szybciej je przyswajają, to mogą ich również słuchać bez konieczności patrzenia w ekran.
Wniosek: Umiejętne korzystanie z możliwości CMS-a (np. SharePoint Online) pozwala tworzyć angażujące treści, które użytkownicy rzeczywiście czytają.
Rysunek 2 Artykuł w SharePoint. Zwięzła treść, angażująca oprawa graficzna
Strony contentowe: mniej liczne, ale bardziej trwałe
Choć strony contentowe (np. procedury, przewodniki, polityki) znacznie rzadziej się tworzy, mają one dłuższy cykl życia:
- Takie treści mają odbiorców niezależnie od daty publikacji.
- Potrafią „żyć” miesiącami, a czasem latami — np. strony „Wizja i misja”.
- Wymagają regularnej aktualizacji i przypisania właściciela.
🛈 Wskazówka: Warto wdrożyć narzędzia wspierające workflow aktualizacji treści, np. funkcje recertyfikacji.
Wniosek: Dobra struktura i systematyczne odświeżanie contentu to inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści.
Rysunek 3 Przypomnienie o aktualizacji treści
Strona główna – Twoja brama do treści
Strona główna to nie cel wizyty, ale punkt wejścia:
- Większość użytkowników po wejściu przechodzi dalej – średnio odwiedzają oni co najmniej dwie strony.
- Homepage wpływa na dostępność treści – dobrze zaprojektowana, zwiększa ich widoczność.
Jak ją zbudować?
- Prezentuj treści stargetowane wg działu, lokalizacji, roli.
- Zadbaj o szybki dostęp do newsów i contentu.
- Ułatw dostęp, np. ustaw ją jako stronę startową w przeglądarce lub skrót w Microsoft Teams.
Wniosek: Funkcjonalna strona główna powinna działać jak dashboard – być prosta, dynamiczna i dopasowana do użytkownika.
Rysunek 4 Strona domowa intranetu SharePoint w Microsoft Teams
Jak mierzyć skuteczność treści w intranecie?
Skuteczna redakcja intranetowa nie działa „na ślepo”. Kluczowe jest ustalanie celów i regularne sprawdzanie ich realizacji. Raport SWOOP Analytics dla SharePoint 2025 wskazuje wyniki najlepiej funkcjonujących rozwiązań intranetowych, które mogą być dla Ciebie punktem odniesienia:
- 99% kwartalnie aktywnych użytkowników (QAU) w całym intranecie
- 85% QAU w obszarze newsów
- Poczytność stron contentowych: minimum 81%
- Poczytność newsów: minimum 61%
Dodatkowo warto pilnować, aby długość artykułu nie przekraczała 400 słów – zbyt długie treści mogą być ignorowane lub trudne do odnalezienia przez wyszukiwarkę.
Do analizy można wykorzystać:
- Wbudowaną analitykę SharePointa
- Google Analytics lub Microsoft Clarity
- Rozwiązania firm trzecich zintegrowane z intranetem.
🛈 Wskazówka: Lepiej ustalić cele orientacyjne i je później skorygować, niż działać bez żadnych punktów odniesienia. Regularne przeglądy danych pomagają wychwytywać trendy i podejmować świadome decyzje redakcyjne.
Rysunek 5 Raport użycia intranetu w Microsoft Clarity
Chcesz, żeby intranet działał? Zacznijmy rozmowę
Od 18 lat projektujemy i wdrażamy intranety. Wiemy, co działa, a co się nie sprawdza.
Umów się z nami na rozmowę – wspólnie ocenimy, jakiego typu zachowań możesz się spodziewać w swoim intranecie i jakie cele warto sobie postawić.
Pokażemy:
- jak podejść do projektowania architektury informacji wspierającej targetowanie treści,
- jak redaktorzy mogą wykorzystywać CMS SharePoint Online do tworzenia angażujących treści
- jak zorganizować workflow aktualizacji, aby pracownicy nie zapoznawali się z przestarzałymi informacjami i nie popełniali błędów.