W świecie cyfrowej transformacji za często koncentrujemy się na narzędziach, a za rzadko na ludziach. W artykule Forbes Coaches Council wskazano aż 12 powodów, dla których transformacje cyfrowe kończą się niepowodzeniem – większość z nich dotyczy czynnika ludzkiego: braku zaangażowania, jasnej komunikacji czy nieuwzględniania realnych potrzeb użytkowników końcowych.
To samo dotyczy wdrożeń intranetów. Nawet najlepsza platforma, najbardziej funkcjonalna i dopracowana, nie zadziała bez przemyślanej strategii zaangażowania pracowników. Samo uruchomienie to dopiero początek. Sukces mierzy się tym, czy ludzie chcą korzystać z intranetu – i czy rzeczywiście widzą w nim wartość.
Poniżej przedstawiamy 5 filarów skutecznego wdrożenia intranetu oraz kilkanaście praktycznych wskazówek, które możesz zastosować od razu, by przejść od „narzędzia” do cyfrowego centrum firmowego życia.
Filar 1: mocne wejście – czyli co dzieje się w dniu uruchomienia
Pierwsze wrażenie robi się tylko raz – to nie banał, tylko realna zasada budowania zaangażowania. Jeśli intranet w dniu startu jest pusty, mało przyjazny lub niezrozumiały, użytkownicy po prostu do niego nie wrócą.
Planując uruchomienie, pamiętaj:
- Zadbaj o doświadczenie użytkowników w nowym systemie
Przywitaj pracownika onboardingowym ekranem, krótkim filmem powitalnym lub spersonalizowaną instrukcją . Niech poczuje, że to narzędzie zostało stworzone z myślą o nim. Dzięki temu znacząco zwiększysz szansę, że użytkownik zostanie w nim na dłużej i będzie chciał do niego wracać.
- Niech intranet nie będzie pusty
Przygotuj zestaw newsów, wydarzeń i ogłoszeń na start. Użytkownik musi od razu zobaczyć, że coś się dzieje. W ten sposób budujesz wrażenie, że intranet “żyje” i że warto regularnie do niego zaglądać, bo znajdzie się tam aktualne i przydatne treści.
- Ambasadorzy to bardzo dobra pierwsza linia wsparcia
Wybierz kilka osób z różnych działów, które staną się promotorami intranetu i pomogą innym odnaleźć się w nowej przestrzeni. Łatwiej poprosić o pomoc kolegę z zespołu niż pisać do „systemowego” administratora. Pracownicy chętniej korzystają z narzędzia, jeśli wiedzą, że mogą liczyć na szybkie i życzliwe wsparcie.
Pamiętaj, że prace nad efektem „dnia pierwszego” warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Poradniki i materiały onboardingowe powinny powstać na podstawie wywiadów pilotażowych z pracownikami. Treści startowe należy przygotować i opublikować z wyprzedzeniem – najlepiej przez wcześniej przeszkolonych redaktorów. Ambasadorzy również powinni dobrze znać swoją rolę i wiedzieć, jakie konkretne zadania będą pełnić w procesie wdrożenia.
Filar 2: treści, które mają sens
Intranet musi być żywy – dostarczać informacji, angażować i dawać użytkownikom realny powód, by regularnie do niego wracać. Powinien odpowiadać na konkretne potrzeby odbiorców, tak by nie tylko ciekawość, ale i wartość użytkowa zachęcały do korzystania z narzędzia. Jeśli zabraknie aktualnych i trafnych treści, trudno będzie utrzymać wysoki poziom odwiedzin, bo nawet najlepiej zaprojektowane środowisko nie obroni się przed nudą.
W planowaniu zawartości intranetu warto uwzględnić kilka kluczowych formatów:
- Wirtualna tablica aktualności
To miejsce na ogłoszenia HR, komunikaty operacyjne i codzienne życie firmy. Pracownicy zaglądają tam z przyzwyczajenia, tak jak kiedyś na fizyczną tablicę w biurze. - Społeczności wewnętrzne
Zachęcaj zespoły i grupy nieformalne do tworzenia własnych przestrzeni wokół projektów, zainteresowań czy inicjatyw firmowych. Dając ludziom głos i przestrzeń, zapraszasz ich do współtworzenia cyfrowego miejsca pracy. - Przestrzenie dla działów
Każdy zespół powinien mieć swoją sekcję – z materiałami, kalendarzami i ważnymi dla niego informacjami. Taka struktura eliminuje silosy informacyjne, a jednocześnie wzmacnia poczucie odpowiedzialności za treść. - Centrum onboardingu
Udostępnij w jednym miejscu wszystkie niezbędne materiały dla nowych pracowników, aktualne, zrozumiałe i atrakcyjnie podane. To nie tylko skraca czas wdrożenia, ale już od pierwszych dni pokazuje wartość intranetu.
Pamiętaj, że różni pracownicy szukają różnych treści. Dla jednych kluczowe będą aktualności z życia firmy, dla innych dostęp do materiałów operacyjnych czy wymiana wiedzy. Im szerszą i bardziej zróżnicowaną grupę uda się zaangażować, tym lepszych efektów możesz się spodziewać. Budując architekturę informacyjną intranetu, zadbaj o regularny feedback użytkowników. Dzięki temu ocenisz, na ile narzędzie jest przydatne, zanim udostępnisz je szerokiemu gronu pracowników.
Filar 3: wciągająca forma = większe zaangażowanie
Gamifikacja działa, ponieważ ludzie lubią się bawić, rywalizować i podejmować wyzwania, szczególnie wtedy, gdy mechanizmy te nie są nachalne, lecz naturalnie wpisują się w codzienne korzystanie z narzędzia. Wprowadzenie grywalizacji do intranetu angażuje użytkowników emocjonalnie, oferując im poczucie postępu, nagrody i satysfakcję. To prosty sposób, aby dać pracownikom dodatkowy powód do regularnych odwiedzin.
Oto sprawdzone metody na rywalizację w intranecie:
- „Gdzie jest Waldina?”
Codzienna zabawa polegająca na odnajdywaniu ukrytej postaci („Waldiny”) lub elementu w intranecie. Pracownicy otrzymują wskazówki, a za rozwiązanie zagadki otrzymują punkty. Wygrywa ten, kto zbierze ich najwięcej. Taka prosta forma zabawy pozwala użytkownikom lepiej poznać strukturę intranetu. Warto więc starannie zaplanować rozmieszczenie kolejnych zagadek. - Cotygodniowy quiz firmowy
Kilka pytań na temat aktualnych wydarzeń z życia firmy, najlepiej opartych na treściach dostępnych w intranecie. To szybki i skuteczny sposób, aby zaangażować pracowników, a przy okazji utrwalić i rozszerzyć zasięg ważnych informacji z poprzedniego tygodnia. Niewielki wysiłek, a duża korzyść, również w zakresie komunikacji wewnętrznej. - Nagrody za feedback
Warto rozważyć przyznawanie punktów lub wyróżnień za zgłaszane pomysły, komentarze i sugestie. Taki mechanizm pokazuje pracownikom, że ich głos ma realne znaczenie, a jednocześnie motywuje do dzielenia się spostrzeżeniami. Efekt? Więcej cennych sygnałów zwrotnych i wyższa jakość samego intranetu.
Wprowadzanie elementów grywalizacyjnych sprzyja budowaniu rozpoznawalności pracowników w organizacji. Prowadzenie rankingów i promowanie zwycięzców poszczególnych wyzwań nie tylko motywuje do udziału, ale również buduje zdrową rywalizację i poczucie docenienia. Co więcej, takie inicjatywy pozytywnie wpływają na nawiązywanie nowych kontaktów i relacji między użytkownikami.
Filar 4: praktyczne funkcje, które oszczędzają czas
Bieżące informacje i elementy grywalizacji warto uzupełnić o funkcje, które realnie wspierają codzienną pracę użytkowników. Skracając drogę do najczęściej wykorzystywanych zasobów i działań, stworzy się kolejny nawyk sprzyjający regularnemu zaglądaniu do intranetu.
Projektując rozwiązanie intranetowe, warto uwzględnić:
- Szybki dostęp do najważniejszych narzędzi
Integracje z systemami wykorzystywanymi na co dzień (CRM, narzędzia HR, kalendarz czy formularze) znacząco podnoszą użyteczność intranetu. Umieszczenie na stronie głównej widżetów lub skrótów, które informują o nowych aktualizacjach i umożliwiają szybkie przełączenie się do tych systemów, oszczędza czas użytkownika i zwiększa jego satysfakcję. - Książka adresowa
Łatwa w obsłudze, dobrze przeszukiwalna baza kontaktów wewnętrznych z numerami telefonów, zdjęciami i informacjami o pełnionych rolach to jedna z najczęściej wykorzystywanych funkcji w intranecie. Dla wielu użytkowników stanowi wręcz główny powód, aby regularnie z niego korzystać. - Wnioski i zgłoszenia
Urlopy, delegacje i zapotrzebowania to tylko niektóre z procesów samoobsługowych, które mogą być dostępne w kilku kliknięciach, bez konieczności opuszczania intranetu. Takie rozwiązania nie tylko upraszczają codzienne procedury, ale także zwiększają zaangażowanie pracowników, dając im poczucie kontroli oraz samodzielności w działaniu.
Wiele mówi się o oszczędności czasu i zwiększaniu produktywności, ale te hasła mają wartość tylko wtedy, gdy faktycznie przekładają się na doświadczenia użytkownika. Dlatego zamiast projektować funkcje „które chcielibyśmy, żeby były używane”, lepiej skupić się na tych, „które użytkownik naprawdę chce wykorzystywać”. Sprawdzone scenariusze samoobsługowe i dostęp do potrzebnych narzędzi to droga do sukcesu.
Filar 5: intranet jako przestrzeń relacji i wymiany wiedzy
Dobry intranet to coś więcej niż narzędzie – to cyfrowe odbicie kultury organizacyjnej. Odpowiednio zaprojektowany wzmacnia relacje międzyludzkie, zwiększa transparentność działań i ułatwia dzielenie się wiedzą wewnątrz firmy. Dając przestrzeń, w której pracownicy znajdą nie tylko potrzebne informacje, ale też nawiążą kontakty i zainspirują się do działania, domkniesz ofertę intranetową dla swoich pracowników.
Warto wziąć pod uwagę takie rozwiązania, jak:
- AMA z zarządem
Cykliczne sesje „Ask Me Anything” z udziałem zarządu lub kluczowych menedżerów to świetna okazja, by otworzyć kanał dwustronnej komunikacji. Pracownicy mogą zadawać pytania bezpośrednio osobom decyzyjnym – anonimowo lub imiennie – a kadra zarządzająca ma możliwość rozwiewania wątpliwości, tłumaczenia strategii i budowania zaufania. To prosty, ale skuteczny sposób na większą transparentność i poczucie wpływu, zazwyczaj niedostępny bez narzędzi cyfrowych. - Wyszukiwarka ekspertów
Dobrze skonstruowana baza wiedzy o kompetencjach pracowników pozwala szybko odnaleźć osoby, które znają się na konkretnym temacie, np. Power BI, SAP czy obsłudze klienta. Dzięki profilom kompetencyjnym i możliwości filtrowania po umiejętnościach, pracownicy mogą samodzielnie odszukać i nawiązać kontakt z osobą, która wesprze ich w wyzwaniu, z którym się mierzą. To kolejny dobry powód do korzystania z narzędzia. - „Z życia firmy” – storytelling pracowników
Publikacje tworzone przez samych pracowników, w których opowiadają o swoich projektach, wyzwaniach i sukcesach, są często znacznie bardziej angażujące niż oficjalne komunikaty. Autentyczność tych treści sprawia, że ludzie chętniej je czytają i utożsamiają się z nimi. Taki storytelling wzmacnia identyfikację z firmą, daje głos osobom z różnych działów i tworzy bardziej ludzki obraz organizacji.
Pamiętaj – ludzie chcą wiedzieć, co dzieje się w firmie, ale chcą też mieć wpływ, być zauważeni i rozpoznani. Intranet, który daje im do tego przestrzeń, staje się narzędziem nie tylko komunikacyjnym, ale też kulturotwórczym, zyskując na znaczeniu w świadomości użytkowników.
Zobacz, jak radzą sobie inni
Skuteczny intranet nie zaczyna się od technologii. Zaczyna się od zrozumienia ludzi. To, czy platforma stanie się centrum życia firmy, zależy między innymi od tego, jak dobrze zaplanujesz start, czy zadbasz o wartościowe treści w angażującej formie, czy dostarczysz użytkownikom praktyczne funkcje oraz przestrzeń do budowania relacji i wymiany wiedzy. Najważniejsza jest konsekwencja i otwartość na potrzeby użytkowników. Dopiero wtedy narzędzie będzie działać naprawdę. Nie tylko jako system, ale jako żywy, cyfrowy ekosystem wspierający komunikację, kulturę i codzienną pracę.
Od ponad 18 lat obsługujemy klientów, z powodzeniem realizując liczne projekty Digital Workplace. Wykorzystujemy nasze doświadczenie, aby terminowo dostarczać realną i trwałą wartość biznesową. Inspirujemy do innowacji i współtworzymy najlepsze praktyki dla technologii SharePoint i Microsoft Cloud.
Widzieliśmy już wiele scenariuszy. Od intranetów, które świeciły pustkami po te, które realnie zmieniły sposób funkcjonowania firmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak inni skutecznie angażują pracowników, planują komunikację i przekuwają technologię w wartość – porozmawiajmy. Z chęcią pokażemy, co działa naprawdę i jak możesz wdrożyć to u siebie. Skontaktuj się z nami!