Microsoft 365 – niewykorzystany potencjał

Łukasz Potrzebka

W wielu firmach obecność Microsoft 365 to fakt. Pakiet widnieje na fakturach, a jego ikony są obecne na pulpitach pracowników. Czasem ktoś otworzy Worda, innym razem odpowie na wiadomość przez Teams. Narzędzia są dostępne – ale czy ich potencjał jest rzeczywiście wykorzystywany? Czy pracownicy czerpią realne korzyści z udostępnionej platformy? I wreszcie: czym tak naprawdę jest Microsoft 365?

Bo Microsoft 365 to znacznie więcej niż tylko Word i Excel. To rozbudowany ekosystem narzędzi do współpracy zespołowej, komunikacji, dzielenia się wiedzą i organizacji codziennych obowiązków. To także jeden z najpopularniejszych pakietów biurowych na świecie – korzysta z niego niemal co druga firma. Istnieje więc duże prawdopodobieństwo, że ludzie z Twojego zespołu mieli już z nim styczność.

W zależności od wielkości organizacji i specyfiki zespołów, Microsoft oferuje różne plany licencyjne – od wersji dla małych firm po rozbudowane pakiety korporacyjne. Są też licencje dopasowane do pracowników pierwszej linii oraz tych biurowych. Nawet podstawowy plan daje dostęp do całego zestawu przydatnych usług. Poza klasycznymi aplikacjami, jak Word, Excel czy PowerPoint, w pakiecie często znajdują się również narzędzia do współpracy i komunikacji: Exchange, SharePoint, Viva czy Teams.

Microsoft 365 to platforma, która – właściwie wykorzystana – może znacząco zwiększyć efektywność pracy zespołowej i ułatwić codzienne funkcjonowanie w organizacji. Pytanie tylko, czy Twoja firma korzysta z tej szansy?

Licencja to dopiero początek – prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy z niej korzystasz

Znasz nazwy aplikacji, wiesz, co wchodzi w skład pakietu? To dobry początek, ale sama wiedza nie wystarczy. Wartość nie tkwi w posiadaniu technologii, lecz w jej praktycznym zastosowaniu. A to oznacza m.in.: sprawniejsze załatwianie codziennych spraw, szybsze wdrożenie nowych pracowników, mniej pytań do działu IT, ograniczenie zbędnej korespondencji mailowej, skuteczniejszą komunikację wewnątrz zespołu. To sytuacja, w której pracownik sam znajduje odpowiedzi na swoje pytania – bez konieczności pisania, dzwonienia czy konsultowania się z innymi.

Aby to było możliwe, narzędzia trzeba wykorzystywać na co dzień. Kupienie butów do biegania nie sprawia, że przebiegniemy maraton. Trzeba jeszcze w tych butach zacząć trenować.

Nie wrzucaj platformy „przez płot”

Wdrożenie Microsoft 365 nie powinno ograniczać się do jednego maila z informacją: „od dziś dostępne są nowe narzędzia – powodzenia!”. Wyobraź sobie, że kupujesz nowy ekspres do kawy, zostawiasz go w kartonie na blacie w kuchni i liczysz, że wszyscy sami się domyślą, jak go obsłużyć. Raczej nie tak wygląda dobre wdrożenie, prawda?

Z Microsoft 365 jest podobnie. Użytkownicy muszą wiedzieć, że coś się zmieniło, rozumieć, dlaczego warto z tego korzystać – i potrafić to obsłużyć. W przeciwnym razie zamiast usprawnień pojawia się frustracja i opór.

Dlatego kluczowe jest zaangażowanie pracowników już na etapie wdrożenia. Najlepiej zacząć od prostych, konkretnych działań, które pokażą realną wartość nowego narzędzia. Szybki sukces – nawet drobny – potrafi przekonać nawet największego sceptyka.

Zacznij od tego, co działa

Nie trzeba mieć idealnego planu, żeby zacząć działać. Microsoft 365 doskonale sprawdza się w podejściu zwinnego wdrażania. Małe zmiany, szybkie prototypy, testy z zespołem – to wszystko można zrealizować niemal od ręki.

Co może być takim pierwszym krokiem?

  • Strona startowa z aktualnościami i informacjami firmowymi
  • Kompendium wiedzy o benefitach, urlopach, onboarding
  • Grupa na Teamsie do szybkiej komunikacji i spotkań
  • Wspólna przestrzeń do pracy na plikach
  • Krótkie posty od liderów w ramach firmowej sieci społeczności
  • Prosty BOT, który odpowiada na pytania pracowników, korzystając z firmowej bazy wiedzy
  • Formularz do zbierania opinii lub zapisów

Niejednokrotnie wystarczy raptem jeden warsztat, aby zaplanować i przetestować wersję roboczą takiego rozwiązania. To działa jak Design Thinking na hiperdoładowaniu. A jeśli się sprawdzi – prototyp można od razu wdrożyć pilotażowo.

Z Microsoftem raźniej

Wykorzystanie pełnego potencjału Microsoft 365 to nie tylko kwestia dobrej woli pracowników. Kluczowe znaczenie ma tu odpowiednie wsparcie – zarówno przy wdrożeniu, jak i później, w codziennym użytkowaniu.

Na szczęście Microsoft oferuje rozbudowany ekosystem partnerów, dzięki którym łatwiej przeprowadzić tzw. Assessment, czyli diagnozę potrzeb organizacji, gotowości użytkowników i możliwych usprawnień. To pierwszy krok do tego, aby narzędzia faktycznie zaczęły działać na rzecz zespołu, a nie tylko figurowały na fakturze.

Współpraca z doświadczonym partnerem to także:

  • większa niezawodność i stabilność wdrożenia,
  • dostęp do przeszkolonych użytkowników i gotowych materiałów edukacyjnych,
  • szybsze reagowanie na problemy i potrzeby użytkowników,
  • możliwość uzyskania dofinansowania z programów partnerskich,
  • gwarancja, że narzędzia będą dopasowane do realiów Twojej organizacji.

Dobrze zaplanowane wdrożenie i realne wsparcie – to elementy, które często decydują o sukcesie (albo porażce) całego przedsięwzięcia. Z Microsoftem nie musisz iść tą drogą sam. Są partnerzy, którzy pomogą Ci wykorzystać wszystko to, za co już zapłaciłeś.

Nie ma jednego przepisu na wdrożenie Microsoft 365

Każda organizacja ma inne potrzeby i inny punkt startu. Dla jednej najlepszym rozwiązaniem będzie uruchomienie intranetu, dla innej – wdrożenie chatbotów, a dla jeszcze innej – uporządkowanie przestrzeni do współpracy w Teams czy SharePoint.

Z naszego doświadczenia wynika, że największą wartość daje… inspiracja. Pokazanie, co można zrobić. Zobaczenie przykładów z innych firm. Ocena, co ma sens wdrożyć. Dopiero na tej podstawie warto planować kolejne kroki – z konkretnym celem, harmonogramem i mierzalnymi rezultatami.

Chcesz sprawdzić, jak Twoja firma może lepiej wykorzystać Microsoft 365? Napisz do nas – zaprosimy Cię na bezpłatną sesję inspiracyjną. Porozmawiamy o realnych możliwościach i dopasujemy je do Twojej organizacji. Sprawdzimy też, czy możesz skorzystać z dostępnych programów, które pomagają obniżyć koszty wdrożenia.

Nie czekaj – odezwij się do nas i zobacz, co jeszcze można zrobić z Microsoft 365!