Wyzwanie

Największym wyzwaniem Gdańskiego Centrum Informatycznego było prowadzenie złożonych postępowań zakupowych w oparciu o informacje rozproszone pomiędzy wieloma systemami i źródłami – w tym mailami i rozmowami telefonicznymi. Zarządzanie projektami o wartości kilkuset tysięcy złotych wymagało od pracowników ręcznego zbierania danych z różnych, często niespójnych źródeł. Brakowało centralnego repozytorium najważniejszych informacji potrzebnych w procesach zakupowych oraz ich rozliczaniu, co utrudniało współpracę, spowalniało procesy i generowało ryzyko błędów. GCI potrzebowało więc rozwiązania, które ujednoliciłoby, przyspieszyło i uporządkowało obieg informacji oraz dokumentów. 

Rozwiązanie

Zespół IT-Dev w ścisłej współpracy z GCI zaprojektował i wdrożył system do zarządzania procesem zakupowym i obiegiem umów, działający w całości w środowisku Microsoft 365. Platforma ta była już dobrze znana pracownikom, co znacznie ułatwiło wprowadzenie nowego systemu i wdrożenie się do pracy z nowym rozwiązaniem. 

W ramach prac dostosowaliśmy platformę Microsoft 365 do potrzeb Gdańskiego Centrum Informatycznego: wprowadziliśmy system specjalnych witryn, które służą jako centralne, współdzielone miejsca pracy dla zespołów odpowiedzialnych za zakupy i realizację umów. Rozwiązanie zostało precyzyjnie dopasowane do wewnętrznych procesów GCI i Urzędu Miasta. Projekt realizowaliśmy w metodyce SCRUM – system powstawał etapami w dwutygodniowych sprintach, dzięki czemu zespół biznesowy na bieżąco otrzymywał działające fragmenty aplikacji i miał realny wpływ na jej ostateczny kształt. Świetnie sprawdził się tu trójstronny model współpracy, w którym udział brali: Biznes (Zamawiający), GCI (wewnętrzny zespół IT) oraz IT-Dev (Partner technologiczny). 

• Centralizacja danych i jedno „źródło prawdy”. Wszystkie dokumenty, dane i ustalenia dotyczące postępowań zakupowych i umów są teraz gromadzone w jednym, uporządkowanym miejscu, co eliminuje chaos informacyjny i zapewnia spójność danych. 

• Optymalizacja i płynność procesów. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz narzędzi do zarządzania zespołami i odpowiedzialnością znacząco usprawniło i przyspieszyło realizację zadań. 

• Pełna kontrola i bezpieczeństwo. System zapewnia ścisłą kontrolę nad dostępem do informacji i gwarantuje, że poufne dane są dostępne tylko dla uprawnionych osób. 

• Wykorzystanie istniejących zasobów. Całe rozwiązanie zostało zrealizowane w ramach już posiadanych przez GCI licencji Microsoft 365. Nie było potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów nowego oprogramowania. 

• Model współpracy zorientowany na biznes. Projekt był prowadzony jako inicjatywa biznesowa przy wsparciu IT, a nie odwrotnie. To przedstawiciele biznesu definiowali wymagania, co zagwarantowało, że finalne narzędzie idealnie odpowiada ich realnym potrzebom.