Jak usprawniliśmy wewnętrzną współpracę i komunikację w PKO Leasing?
PKO Leasing to lider polskiego rynku usług leasingowych i finansowania. Jest kluczową spółką w Grupie Kapitałowej PKO Banku Polskiego. Jako jedna z największych firm w swojej branży, zatrudniająca prawie dwa tysiące pracowników w całej Polsce, stawia na innowacyjność i najwyższą jakość obsługi. Utrzymanie pozycji lidera wymaga nie tylko doskonałych produktów, ale także sprawnych procesów wewnętrznych i efektywnej komunikacji wewnątrz organizacji.
PKO Leasing, jako spółka rynku finansowego, działa w silnie regulowanym otoczeniu, w którym liczne decyzje i procesy muszą być zgodne z rygorystycznymi procedurami oraz przepisami branżowymi. Wyzwania, z jakimi mierzyła się organizacja, wykraczały więc poza standardowe potrzeby komunikacyjne. Dotychczasowy intranet nie odpowiadał już na oczekiwania nowoczesnej, dynamicznie rozwijającej się firmy, w której kluczowe znaczenie ma nie tylko szybkość, ale i zgodność działań z regulacjami oraz polityką bezpieczeństwa.
PKO Leasing inwestuje w rozwój nowoczesnego środowiska pracy – z tego względu firma zdecydowała o zmianie intranetu, tak aby był kompatybilny z rozwijanym środowiskiem pracy opartym na narzędziach Microsoft365. Poprzedni intranet nie dawał możliwości dalszego rozwoju zgodnego z polityką firmy, a użytkownicy napotykali coraz większe trudności w korzystaniu z narzędzia. Głównym problemem było wyszukiwanie informacji – takich jak wiadomości, procedury, czy dokumenty produktowe. . W sektorze finansowym, gdzie błyskawiczny dostęp do rzetelnej wiedzy i obowiązujących wytycznych jest fundamentem odpowiedzialnej obsługi klienta oraz zgodności z regulacjami, takie trudności mogły istotnie wpływać na obniżenie efektywności pracy.
Przestarzały interfejs i ograniczone możliwości wyszukiwarki nie pozwalały na sprawne zarządzanie cyklem życia informacji — od publikacji, przez aktualizację, po archiwizację lub wycofanie treści.
Platforma nie była też dostosowana do nowoczesnego, mobilnego stylu pracy. Konieczność logowania przez VPN uniemożliwiała korzystanie z narzędzia za pośrednictwem telefonu komórkowego, co ograniczało elastyczność działania pracowników pracujących zdalnie – m.in. z klientami. Utrudniało to szybkie dotarcie do aktualnych dokumentów produktowych, instrukcji czy regulaminów, które są niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków w sektorze finansowym. Zapewnienie pracownikom łatwego, bezpiecznego i intuicyjnego dostępu do wiedzy produktowej oraz procedur stało się więc jednym z priorytetów.
Zespół IT-Dev, w ścisłej współpracy z PKO Leasing, zaprojektował i wdrożył nową platformę intranetową, będącą odpowiedzią na zdiagnozowane wyzwania. W oparciu o nowoczesną i skalowalną technologię powstało intuicyjne i w pełni responsywne cyfrowe miejsce pracy.
Projekt obejmował nie tylko wdrożenie technologiczne, ale również serię warsztatów z kluczowymi interesariuszami. Pozwoliło to precyzyjnie zdefiniować architekturę informacji, zaprojektować najważniejsze funkcjonalności i dostosować narzędzie do realnych potrzeb pracowników. Głównym celem było stworzenie jednego, spójnego i wiarygodnego źródła informacji dla całej Grupy PKO Leasing, dostępnego z każdego urządzenia.
Aby skutecznie odpowiedzieć na opisane wyzwania – wynikające z działalności PKO Leasing w silnie regulowanym środowisku finansowym, gdzie kluczowe znaczenie mają zgodność z procedurami, bezpieczeństwo oraz szybki dostęp do aktualnych informacji – zespół IT-Dev, we współpracy z PKO Leasing, zaprojektował i wdrożył nową platformę intranetową, która stanowi centralne, zaufane źródło wiedzy dla całej organizacji.
Nowa platforma powstała w oparciu o nowoczesne, skalowalne technologie, zapewniające pełną responsywność oraz intuicyjność obsługi, niezależnie od wykorzystywanego urządzenia. By wyeliminować problem rozproszenia i nieaktualności treści, wdrożono centralne repozytorium dokumentów z zaawansowanymi narzędziami do kategoryzacji, tagowania oraz kontroli dostępu, co minimalizuje ryzyko naruszenia procedur i ułatwia monitorowanie zgodności z branżowymi regulacjami.
Projekt platformy objął również cykl warsztatów z kluczowymi interesariuszami, dzięki czemu architektura informacji oraz funkcjonalności zostały precyzyjnie dostosowane do realnych potrzeb pracowników. Szczególny nacisk położono na usprawnienie wyszukiwania dokumentów, procedur i regulaminów oraz na zapewnienie bezpiecznego, łatwego dostępu do wiedzy produktowej – zarówno w biurze, jak i podczas pracy zdalnej czy terenowej, bez konieczności logowania przez VPN.
Dzięki temu rozwiązaniu PKO Leasing zyskało nowoczesne, spójne i wiarygodne narzędzie wspierające nie tylko komunikację, ale także zgodność działań z regulacjami i polityką bezpieczeństwa, zapewniając pracownikom szybki dostęp do aktualnych, zweryfikowanych informacji niezbędnych do efektywnego i odpowiedzialnego wykonywania obowiązków w sektorze finansowym.
Co więcej, platforma jest przystosowana do dalszego rozwoju w oparciu o rozwiązania Microsoft365 – daje to możliwość kreowania w pełni cyfrowego, nowoczesnego środowiska pracy, które spełnia oczekiwania organizacji oraz wspiera pracowników w wykonywaniu codziennych obowiązków.
Wdrożenie nowego intranetu to dopiero początek ewolucji cyfrowego środowiska pracy w PKO Leasing. Organizacja planuje dalszy, dynamiczny rozwój platformy w oparciu o stały dialog z użytkownikami: przedstawicielami centrali i sieci sprzedaży. W planach jest m.in. wprowadzenie kolejnych automatyzacji i narzędzi wspierających pracowników, jak i menedżerów. Celem jest, aby intranet nieustannie się rozwijał poprzez testowanie i wdrażanie nowych rozwiązań, które będą jeszcze lepiej odpowiadać na bieżące i przyszłe potrzeby organizacji.