Dobra komunikacja wewnętrzna to taka, na którą nikt nie zwraca uwagi.
Po prostu jest. Pracownik wchodzi rano w jedno miejsce, znajduje to, czego potrzebuje, i wraca do swojej pracy, bez zastanawiania się, gdzie to wszystko się znajduje.
Tym bardziej cieszymy się, gdy taką niewidoczną robotę ktoś w końcu zauważa i nagradza. mBank został wyróżniony w konkursie IC Business Partner w kategorii „Cyfrowe Narzędzie Komunikacji Wewnętrznej”. Nagrodę przyniósł intranet zaprojektowany wokół jednej ambicji: żeby pracownik miał proste, spójne miejsce z informacjami i narzędziami potrzebnymi na co dzień.
Wspólna przestrzeń dla tysięcy użytkowników
Skala tego zadania nie była mała. Intranet musiał objąć ponad osiem tysięcy osób, pracujących w różnych lokalizacjach i trybach, również hybrydowo, o bardzo różnych przyzwyczajeniach cyfrowych. mBank chciał zebrać dostępne treści w jednym miejscu i zapewnić wszystkim użytkownikom wspólny punkt odniesienia, niezależnie od roli i stylu pracy, przy okazji oddając czas, który wcześniej pochłaniało samo szukanie.
To, czym intranet stał się dla organizacji, dobrze oddaje Konrad Policewicz, dyrektor Departamentu Relacji Pracowniczych i Kultury Organizacji:
„Nasz intranet teraz już nie jest tylko miejscem do gromadzenia dokumentów i postowania. To tak naprawdę serce naszego systemu wszystkich mBankowych aplikacji: wewnętrznych, biznesowych i HR-owych”
Od potrzeb ludzi do gotowego rozwiązania
Najciekawszy jest jednak sposób, w jaki ten intranet powstawał. mBank zaczął nie od technologii, tylko od ludzi. Strukturę projektowano wspólnie z tymi, którzy mieli z niej korzystać. W kilkunastu warsztatach wzięło udział około osiemdziesięciu koordynatorów z różnych części organizacji. Zanim cokolwiek trafiło na ekran, sprawdzano, jak pracownicy naprawdę grupują informacje i gdzie sami zaczęliby ich szukać. Trudno traktować jak obcą rzecz coś, co samemu się współtworzyło. Nowy intranet przyjęto naturalnie.
Zmiana, którą łatwo było zaakceptować
Z nową przestrzenią oswajano organizację spokojnie, krok po kroku. Najpierw uporządkowano i wybrano treści do przeniesienia, a potem ruszyła wewnętrzna kampania. Towarzyszyły jej elementy zabawy w postaci quizów i konkursów, których motywem przewodnim zostały koty. Spełniało to całkiem konkretne zadanie: pomagało wchodzić w nowy intranet bez poczucia, że rzucono kogoś na głęboką wodę. Były też szkolenia i webinary dla redaktorów oraz koordynatorów, żeby każdy pewnie korzystał z tego nowego narzędzia.
Naszą rolą było towarzyszyć mBankowi w tej drodze. Jako partner wdrożeniowy byliśmy obok na każdym etapie, od pierwszych koncepcji aż po wsparcie użytkowników już po starcie. Łączyły nas rozmowy: wspólnie ustalaliśmy, dokąd zmierzamy, i konsekwentnie realizowaliśmy wyznaczone cele. Nagroda należy do mBanku, a my po prostu cieszymy się, że mogliśmy przy tym być.