Cyfrowa ewolucja zarządzania zasobami:
Jak ekosystem Power Platform wspiera logistykę IT w MediaMarkt Polska?

Wyzwanie: Skala działania, a optymalizacja procesów

MediaMarkt Polska zarządza tysiącami aktywów. Od komputerów i telefonów, po zaawansowaną infrastrukturę sieciową. Wraz z dynamicznym rozwojem firmy, dotychczas wykorzystywane rozwiązania systemowe przestały wystarczać do realizacji ambitnych celów operacyjnych.

Najważniejszym wyzwaniem firmy stała się potrzeba większej elastyczności i centralizacji danych. Rozproszona architektura narzędzi sprawiała, że procesy inwentaryzacyjne oraz przepływ informacji między działami IT a księgowością były czasochłonne. Organizacja o takiej skali potrzebowała narzędzia, które nie tylko uszczelni procesy i skróci czas obsługi zgłoszeń (SLA), ale również zapewni pełną transparentność danych w czasie rzeczywistym.

Celem było stworzenie nowoczesnego, zintegrowanego środowiska („Single Source of Truth”), które wyeliminuje konieczność manualnego przetwarzania danych i stanie się fundamentem dla dalszej cyfryzacji procesów back-office.

Rozwiązanie

We współpracy z zespołem MediaMarkt Polska, specjaliści IT-Dev zaprojektowali i wdrożyli szyty na miarę ekosystem aplikacji Assets Management, oparty w całości na technologii Microsoft Power Platform. Rozwiązanie to zastąpiło sztywne ramy poprzednich narzędzi elastyczną architekturą low-code, która płynnie łączy procesy logistyczne, finansowe i kadrowe.

Sercem systemu jest Wirtualny Magazyn, czyli centralny moduł, który w czasie rzeczywistym gromadzi dane o cyklu życia każdego urządzenia w firmie.

System został podzielony na trzy obszary:

1. Strefa IT i Administracji to centrum zarządzania pełnym cyklem życia sprzętu: od przyjęcia na magazyn, przez alokację, aż po utylizację. Zaawansowane widoki raportowe umożliwiają natychmiastową weryfikację zasobów według typów, statusów i lokalizacji.
2. Strefa Finansowa to moduł wspierający dział księgowości poprzez automatyzację procesów amortyzacji i precyzyjne przypisywanie kosztów do odpowiednich MPK (Miejsc Powstawania Kosztów). Gwarantuje to spójność danych operacyjnych z finansowymi.
3. Strefa Pracownika to intuicyjny interfejs self-service, który umożliwia pracownikom samodzielne składanie wniosków o sprzęt czy zgłaszanie zwrotów, co eliminuje czasochłonną korespondencję mailową.

Istotnym elementem transformacji była pełna cyfryzacja dokumentacji. Dzięki Power Automate system automatycznie generuje, dystrybuuje i archiwizuje protokoły przekazania sprzętu. I w ten sposób całkowicie eliminuje obieg papierowy.

Wartość i korzyści biznesowe

• Pełna kontrola i centralizacja danych. Wirtualny Magazyn zapewnia kadrze zarządzającej natychmiastowy wgląd w stan posiadania firmy oraz historię każdego urządzenia. Eliminuje dzięki temu rozproszenie informacji.
• Doskonałość operacyjna. Automatyzacja powtarzalnych czynności (generowanie dokumentów, powiadomienia o gwarancjach) znacząco odciążyła działy IT i administracji. Zespoły mogły wreszcie skupić się na zadaniach strategicznych.
• Spójność finansowa. Ścisła integracja danych operacyjnych z księgowymi zapewnia, że stan faktyczny sprzętu ma pełne odzwierciedlenie w ewidencji środków trwałych.
• Efektywność kosztowa. Wykorzystanie potencjału posiadanego już środowiska Microsoft 365, zamiast utrzymywania zewnętrznych systemów, pozwoliło na optymalizację budżetu IT i lepsze wykorzystanie licencji.

Wizja rozwoju i innowacje

Wdrożenie systemu Assets Management zbudowało solidny fundament danych, który MediaMarkt Polska planuje wykorzystać do dalszych innowacji w obszarze Business Intelligence i AI.

Kolejnym krokiem jest rozbudowa warstwy analitycznej. Dashboardy zarządcze pozwolą na:

precyzyjne prognozowanie zapotrzebowania na sprzęt w oparciu o trendy zużycia,

wieloletnią analizę kosztów amortyzacji i TCO (Total Cost of Ownership),

monitorowanie dynamiki rotacji sprzętu w poszczególnych jednostkach biznesowych.

Sztuczna Inteligencja w służbie efektywności

Organizacja planuje również implementację Agenta AI (np. w oparciu o Copilot Studio), który zrewolucjonizuje interakcję z systemem. Dzięki temu MediaMarkt Polska zyska takie rozwiązania jak:

• Inteligentny Asystent, czyli chatbot wspierający pracowników w procesach obsługowych (np. „Jak wymienić uszkodzony sprzęt?”), który prowadzi użytkownika przez procedury krok po kroku.
• Automatyzacja wprowadzania danych (OCR), czyli inteligentne skanowanie dokumentów dostaw, które automatyzuje proces przyjmowania sprzętu na stan.
• Analityka predykcyjna, czyli algorytmy AI monitorujące stany magazynowe i sugerujące działania z wyprzedzeniem (np. domówienie sprzętu w związku z planowaną rekrutacją czy rekomendacja wymiany urządzeń o wysokiej awaryjności).